KLASIFIKASI KEGIATAN DALAM ORGANISASI

KLASIFIKASI KEGIATAN-KEGIATAN DALAM ORGANISASI

RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

A. Sifat dan maksud organisasi dan metode

Sebelum membahas apa saja yang termasuk dalam ruang lingkup organisasi  metode, kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode. Karena ruang lingkup organisasi metode akan menyangkut efisiensi prosedur tata  cara kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi fungsi menejemen. Sedangkan pengertian organisasi dan metode, antara manajemen , organisasi, dan tata cara kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, artinya kalau tata cara kerjanya sudah efisien maka diharpkan kegiatan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi akan berjalan lancar. Jadi dalam hal ini sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan tata cara kerja yang dipegunakan untuk pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi tersebut.

B. Pengertian efisien

Efisien adalah perbandingan terbalik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber daya dan waktu yang akan digunakan. Jika dirumuskan :

Efisien = output

input Efisien harus diperhatikan benar benar karena merupakan syarat dan tujuan pada pelaksanaan kerja, sehingga organisasi dan metode sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen bisa memanfaatkan sumber sumber yang tersedia secara maksimal.

Syarat pencapaian efisien dalam organisasi dan metode adalah :

1. Pencapaian target haruslah berhasil guna, maksudnya target sesuai dengan waktu yang telah di tetapkan, tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.
2. Ekonomis artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan sumber daya (biaya, tenaga, material, peralatan, dan waktu) digunakan setepat-tepatnya.
3. Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan
4. Harus benar benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keterbatasan kemampuan perseorangan.
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan harus seimbang.
6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mencerminkan bahwa organisasi dan metode adalah kegiatan yang praktis maka targetnya adalah efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggung jawabkan, serta pelayanan yang memuaskan.

Cara peningkatan efisiensi kerja :

1.    Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat

2.    Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang tepat

3.    Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi sebagai alat pencapai tujuan yang setepat-tepatnya.

4.    Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

C. Ruang lingkup organisasi dan metode

Dengan melihat maksud dan sifat organisasi dan metode merupakan pelayanan bagi manajer dan addministrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen maka organisasi dan metode merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori teori organisasi dan manajemen dengan setepat tepatnya.  Maka dari sifat dan maksud organisasi dan metode dapat dipahami ruang lingkupnya adalah hal hal yang menyangkut bidang bidang khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luas scope nya.

Kegiatan kegiatan yang termasuk kedalam scope organisasi dan metode adalah :

1.    Analisis organisasi (organization analysis)

2.    Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization)

3.    Tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedure and systems)

4.    Pentingnya filing dari segi organisasi dan metode

5.    Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and schedule)

6.    Pentingnya formulir dari segi organisasi dan metode

7.    Pendayagunaan mesin kantor (office machine)

8.    Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment)

9.    Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruang kerja (ofiice layout and space planning)

10. Pentingnya penulisan laporan dalam organisasi dan metode

11. Pentingnya buku pedoman kerja

12. Pentingnya organisasi dan metode anggaran belanja

13. Analisis kepegawaian

14. Pentingnya penyederhanaan kerja

15. Organisasi unit dalam organisasi dan metode

16. Kesimpulan akhir (final conclusion)

Sesuai dengan perinsip perinsip dalam organisasi dan metode maka pembahasan dalam bidang bidang tersebut akan dititik beratkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur dan tata cara kerjanya dalam kaitannya dengan asas efisiensi. Oleh karena itu adanya sistem, prosedur dan tata cara kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber sumber daya (alam, manusia) maupun penggunaan waktu yang tersedia